Ismerd meg egy virtuális asszisztens mindennapjait!
Ahhoz, hogy egy új típusú szolgáltatás felkeltse a vállalkozók figyelmét, nagyon fontos, hogy megismerjék a szolgáltatás körülményeit. Ugyanis így tud kialakulni a bizalom a szolgáltató felé. Az alábbiakban bemutatom, hogyan dolgozom virtuális asszisztensként.
A virtuális asszisztencia mibenlétéről ebben a cikkemben már írtam, azonban ahhoz, hogy teljes képet kapjunk az adott szakmáról, érdemes mélyebben beleásnunk magunkat a mindennapi munka folyamatába.
Mindenki más
Mivel a virtuális asszisztensek nagyrészt mind egyéni vállalkozók (vagy saját céget működtetnek), elmondható, hogy egyénenként változó lehet, kinek mi a munkamódszere. Éppen ezért, én most csupán a saját munkámról szeretnék némi képet adni, hogy a leendő ügyfeleim még azelőtt rendelkezzenek kellő információval, mielőtt szerződést kötnénk. Így elkerülhető az esetleges félreértés, és talán nem kerül senki olyan helyzetbe, hogy mást kap, mint amire számított.
Mire számíthat az ügyfél
Első körben mindenképpen egy felmérésre van szükség. Ügyfélmegkeresés esetén telefonon vagy videochaten egyeztetünk az elvégzendő feladatokról. Miután teljes képet kaptam arról, hogy miről is van szó, kalkulálok erre egy időkeretet, hogy nagyságrendileg mennyi időre van szükségem a feladat elvégzéséhez, illetve megnézem, melyik szolgáltatáscsomagba sorolható a rám bízott feladat. Ezt követően megkezdődik az ártárgyalás: rögzítjük a szerződésben, hogy melyik feladatra milyen órabért számítok fel hónap végén, illetve hosszú távú (min. 1 év) szerződés esetén egyedi, kedvezményesebb árat biztosítok. Amennyiben sikerül megállapodnunk, szerződés aláírása után kezdem meg a munkát, mely természetesen titoktartásra kötelez.
Ahány feladat, annyi fajta módszer létezik. Mivel nagyon szerteágazó, hogy mi mindent vállalok el, próbálok néhány elemet kiemelni.
Egyik nagy előnye a virtuális asszisztens alkalmazásának, hogy innentől a tényleges munkáért fogsz fizetni, nem pedig az akár üresen elkönyvelt munkaóráért is. Minden feladatomról percalapú elszámolást vezetek a toggl.com alkalmazás segítségével. A hónap végén a kiállított számla mellé mindig hozzácsatolom az ebből készített riportot is, így te is láthatod, pontosan milyen feladatra mennyit költesz.
Ha többféle feladatot kapok a megbízómtól, akkor a Trello.com alkalmazást szoktam javasolni a feladatok közös menedzselésére. Létrehozok egy közösen hozzáférhető boardot, amelyen vezetem a feladatok aktuális státuszát. Itt lehetősége van az ügyfelemnek a feladatok priorizálására is.
Amennyiben szövegírás, szövegszerkesztés, korrektúra a feladatom, úgy megbeszélés szerint naponta, hetente, vagy havonta rendelkezésre bocsátom a kért dokumentumokat.
Természetesen lehetőség van bármilyen saját rendszer használatára. Gyorsan beletanulok új alkalmazásokba, így bátran jelezd, ha van egy számotokra fontos, rendszeresen használt alkalmazás.
Ahhoz, hogy rendelkezni tudjak a munkaidőmmel, szükséges előre tisztáznunk minden héten az aktuális feladataimat. Amennyiben belefér, megoldható adhoc feladatok elvégzése is, de jobban szeretem, ha előre meg tudjuk fogalmazni, mik azok a teendők, melyekre azon a héten számítani lehet.
Összességében elmondható, hogy a legfontosabb tényező a hatékony együttműködéshez a folyamatos kommunikáció és tervezés. Ahogy egy személyi asszisztens alkalmazásakor, úgy a virtuális asszisztens esetében is elengedhetetlen a megfelelő tájékoztatás (chaten, telefonon, skype-on, emailben) az elvárásokról.
Ha úgy látod, neked is szükséged van segítségre, keress bizalommal!